Versie 2025.1 – Laatst bijgewerkt op 5 augustus 2025

Deze privacyverklaring is opgesteld door Kop & Schouders Concepts & Promotional Services, hierna “Kop & Schouders”. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en behandelen deze met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met uw gegevens, welke rechten u heeft en hoe u daar gebruik van kunt maken.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Kop & Schouders en haar aangesloten regiokantoren zijn ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor vragen over privacy kunt u terecht bij het servicekantoor of uw lokale contactpersoon.

Contactgegevens hoofdkantoor:
Kop & Schouders Servicekantoor
Hoekeindseweg 81, 2665 KB Bleiswijk
T: 010 – 52 9 88 24
E: info@kopenschouders.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Kop & Schouders kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam, adres, woonplaats (NAW)

• E-mailadres en telefoonnummer (zakelijk en/of privé)

• Geboortedatum, geslacht

• IP-adres en surfgedrag (bij websitebezoek)

• KvK-nummer, btw-nummer, bedrijfsgegevens

• Betaal- en facturatiegegevens

• Kopie ID, BSN (alleen bij medewerkers of franchisenemers)

• Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord)

• Nieuwsbrief- en communicatievoorkeuren

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is:

• Factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

• Contactgegevens klanten/prospects: maximaal 2 jaar na laatste contact

• Nieuwsbriefabonnees: tot uitschrijving

• Sollicitaties: maximaal 4 weken na afwijzing (of 1 jaar met toestemming)

• Personeelsdossiers: tot 7 jaar na uitdiensttreding

• Franchisenemers: tot 7 jaar na contractbeëindiging

5. Delen met derden

Wij delen uw gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld:

• Webhosting via Yourhosting – voor hosting van onze website(s)

• E-mail via Google Workspace/Gmail – voor zakelijke communicatie

• Leveranciers en transporteurs

• Nieuwsbriefverwerkers

• Administratiekantoren en accountants

• Belastingdienst en andere wettelijke instanties

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten of maken wij gebruik van passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen bij internationale gegevensverwerking. Uw gegevens worden door deze partijen uitsluitend verwerkt in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van Kop & Schouders.

6. Internationale gegevensoverdracht

Wij streven ernaar om gegevens binnen de EU te verwerken. Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt (bijvoorbeeld via Google Workspace), zorgen wij voor passende waarborgen zoals:

• EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s)

• Adequaatheidsbesluiten

• Lokale vertegenwoordiging in Nederland

7. Cookies & tracking

Onze websites gebruiken functionele, analytische en marketingcookies. Bij uw eerste bezoek vragen wij expliciet toestemming. U kunt uw voorkeur op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de website.

We gebruiken o.a. Google Analytics met geanonimiseerde IP-adressen. Deze gegevens worden niet gedeeld met andere Google-diensten.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL-beveiligde verbindingen (https)

• Beveiligde servers en firewall

• Toegangscontrole en wachtwoordbeleid

• Back-ups en versleuteling

• Training van medewerkers en geheimhoudingsplicht

• Incidentmeldprocedures (datalekken)

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage in uw gegevens te vragen

• Uw gegevens te corrigeren of aan te vullen

• Uw gegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’)

• De verwerking te beperken

• Uw toestemming in te trekken

• Bezwaar te maken tegen verwerking

• Gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Verzoeken kunt u indienen via info@kopenschouders.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

10. Datalekken

Bij een (vermoedelijk) datalek melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens, indien vereist ook aan de betrokkenen. We evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.

11. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen met schriftelijke toestemming van ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger. Wij richten ons primair op zakelijke klanten en volwassenen.

12. Websites van derden

Onze websites kunnen links bevatten naar andere websites. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden. Lees altijd hun privacyverklaring voor u persoonsgegevens deelt.

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op www.kopenschouders.nl. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te controleren.

14. Klachten of vragen

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met ons via info@kopenschouders.nl. Komen we er samen niet uit, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.