PRIVACY POLICY
Kop & Schouders
VERSIE KS18.1
Deze privacy policy is geschreven door Kop & Schouders Concepts & Promotional Services en is bestemd voor haar klanten, leveranciers en relaties die met Kop & Schouders en haar aangesloten (identiteiten) regiokantoren h.o.d.n. Kop & Schouders handelen.
In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Kop & Schouders doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kop & Schouders houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Het Kop & Schouders Hoofdkantoor en haar aangesloten regiokantoren zijn elk apart verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In de rol die wet- & regelgeving van AVG omschrijft, als ‘verantwoordelijke’, als ‘verwerker’ en of als ‘betrokkene’. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met een van uw Kop & Schouders regiokantoor wenst, dan kunt u contact opnemen met uw Kop & Schouders contactpersoon of via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Kop & Schouders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde;
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Een (online) offerte – aanvraag;
- Een contract;
- Een overeengekomen opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kop & Schouders de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- (Voor) Naam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- Geslacht;
- Factuuradres;
Uw persoonsgegevens worden door Kop & Schouders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Privacy by default en Privacy by design
Kop & Schouders gaat bij de verwerking van persoonsgegevens ervan uit dat ‘Nee’ de standaard is. Overal waar je vraagt om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens of acceptatie van de privacy policy moet het antwoord actief op ‘Ja of aangevinkt’ worden.
Bij het ontwerpen van producten en diensten wordt er gezorgd dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Kop & Schouders verzameld niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en bewaard deze niet langer dan nodig.
Online registreren
In bepaalde onderdelen van onze online dienstverlening moet u zich eerst online registreren op onze website. Na de registratie bewaren wij via de door u gekozen gebruikersnaam en de door u opgegeven persoonsgegevens. Kop & Schouders bewaart deze gegevens zodat u deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen, zodat wij u kunnen contacteren in het kader van uitvoering van de overeenkomst, facturering en betaling en om een overzicht te geven van de producten en diensten die u bij ons heeft afgenomen.
Kop & Schouders zal aan uw gebruikersnaam gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze website kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.
Afhandelen van online bestelling
Wanneer u bij ons een online bestelling plaatst, maken wij voor de afhandeling daarvan gebruik van uw persoonsgegevens. Indien dat nodig is voor een goede afhandeling kunnen wij uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken, zoals een regiokantoor, partner en of leverancier.
Google Analytics
Kop & Schouders gebruikt Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een bewerkersovereenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, tot slot laten wij de IP-adressen anonimiseren.
(Online) Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:
- Kop & Schouders maakt gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert. Dit geldt voor elke website van www.kopenschouders.nl, gelinkte Kop & Schouders website, losse landingspagina en of gekoppelde webshop.
Verwerking van persoonsgegevens van (online) nieuwsbrief of catalogi
Kop & Schouders biedt een (online) nieuwsbrief en catalogi aan waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze producten en/of diensten. Voor catalogi kunt u zich per brief of per mail afmelden. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Uw e-mailadres wordt slechts met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees.
Als u een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Persoonsgegevens van abonnees worden door Kop & Schouders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen;
- Het informeren van de persoon d.m.v. acties en themas;
- Het informeren van de persoon over producten / diensten van Kop & Schouders.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het inschrijfformulier nieuwsbrief op de website;
- Verzoek van klant via contact(persoon) Kop & Schouders.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kop & Schouders de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- (Voor) Naam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
Uw persoonsgegevens worden door Kop & Schouders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Kop & Schouders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;
- Op verzoek van klant.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kop & Schouders de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Kop & Schouders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Kop & Schouders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kop & Schouders de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
Uw persoonsgegevens worden door Kop & Schouders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van franchisenemers
Persoonsgegevens van Franchisenemers worden door Kop & Schouders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de franchiseovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De franchiseovereenkomst
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kop & Schouders Concepts & Promotional Services de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- Bedrijfsadministratie;
- KVK-uitreksel;
- BTW-nummer;
Uw persoonsgegevens worden door Kop & Schouders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van Kop & Schouders Webshop;
- Het verzorgen van de levering van goederen (leverancier of transporteur);
- Het verzorgen van de design(s) van goederen (leverancier);
- Het verzorgen van de (financiële) administratie (Hoofdkantoor Kop & Schouders);
- Het verzorgen van de (verkoop) administratie (regiokantoor Kop & Schouders);
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen Hoofd- of regiokantoor Kop & Schouders).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
De regiokantoren van Kop & Schouders verrichten voor een groot deel van hun dienstverlening met leveranciers binnen Europa. In navolging van de AVG wet- en regelgeving verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU welke geen vestigingsplaats of contactpersoon hebben in Nederland.
Buiten de EU
Kop & Schouders verstrekt omwille van de hierboven beschreven doelen gegevens. Dit uitsluitend i.o.v. de klant. Kop & Schouders minimaliseert in de documentatie de persoonsgegevens.
Minderjarigen
Kop & Schouders werkt uitsluitend met volwassenen die bevoegd zijn om namens een organisatie producten te bestellen. Indien het geval of bij hoge uitzondering verwerken wij enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Kop & Schouders bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Zie sub alinea rechten omtrent gegevens voor verdere toelichting.
Beveiliging
Kop & Schouders heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Kop & Schouders van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft de volgende rechten welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
- inzagerecht;
- recht op rectificatie;
- recht op verwijdering / vergetelheid;
- recht op beperking van verwerking;
- recht op kennisgevingsplicht;
- recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- recht van bezwaar.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Kop & Schouders kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
Kop & Schouders Servicekantoor
Hoekeindseweg 81
2665 KB Bleiswijk
Nederland
010 52 9 88 24
info@kopenschouders.nl